Вы, наверное, заметили, что на экране выведена сетка ячеек. Обычно при печати она не выводится, но если вы захотите ее увидеть, то на бумаге она отобразится пунктирными линиями. Чтобы напечатать разделительные линии более четко, нужно добавить к ячейке границы — либо только к выделенным ячейкам, либо ко всем ячейкам диапазона. При этом границы добавляются либо со всех четырех сторон ячейки, либо только с указанных. Чтобы добавить границы ячейкам, выполните следующее.

1. Выделите ячейки, к которым нужно добавить границы.

2. Откройте меню Формат и щелкните на опции Ячейки. Появится диалоговое окно Формат ячеек.

3. Щелкните на вкладке Граница.

4. Укажите необходимый тип границ, а также толщину их линий и цвет. Вы можете указать необходимый тип границ прямо в окне Отдельные или воспользовавшись кнопками, расположенными вне его.

5. Щелкните на кнопке ОК или нажмите .

Скрытая сетка. В некоторых ситуациях требуется убрать сетку с экрана — например, если вы захотите четко увидеть расположение указанных вами границ. Чтобы убрать сетку, откройте меню Сервис и выберите пункт Параметры. В появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Вид. Затем снимите флажок опции Сетка. Следует заметить, что таким образом вы только убираете сетку с экрана, что никак не влияет на то, будет она распечатываться или нет.

Существует более быстрый способ добавления границ к ячейкам. Для этого выделите нужные ячейки, а затем выберите необходимое из раскрывающегося списка Границы, расположенного на панели Форматирование. Границы автоматически добавятся к выделенным ячейкам.

Добавление фона

С помощью такой простой операции, как добавление фона, вы можете улучшить внешний вид вашего рабочего листа. Цвет фона при этом будет насыщенным или ослабленным. Кроме того, фон ячеек задастся и в виде узора. На рисунке представлено несколько типов заполнения ячеек

Следует заметить, что если вы собираетесь распечатывать страницу на черно-белом принтере, то далеко не все эффекты цветных заливок будут также хорошо выглядеть на бумаге. Выбирайте контрастирующие цвета и пользуйтесь командой Предварительный просмотр, чтобы увидеть результат на бумаге в чернобелом изображении.

Чтобы добавить фон, выполните следующее.

1. Выделите необходимые ячейки.

2. Откройте меню Формат и выберите в нем пункт Ячейки.

3. В появившемся диалоговом окне щелкните на корешке вкладки Вид.

4. Из раскрывающегося списка Узор выберите нужный цвет и узор. Узор может быть не только черно-белым, но и цветным. В окне Образец отобразится выбранный вами узор.

5. Чтобы получить результат, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу .

Заливка без узора отображается и более быстрым способом. Для этого сначала выделите необходимые ячейки. Затем щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет заливки и укажите интересующий вас цвет.

Указанный цвет. Чтобы произвести заливку цветом, изображенным на кнопке Цвет заливки, не открывайте раскрывающийся список, а просто щелкните на ней. Если цвет заливки очень темный, измените цвет самого текста на более светлый, воспользовавшись кнопкой Цвет шрифта, располо-женной рядом с кнопкой Цвет заливки.

Функция Автоформат

Функция Автоформат предлагает 16 встроенных форматов для форматирования листа, что зна-чительно упрощает процедуру форматирования ячеек. Для этого выполните следующее.

1. Выделите группу ячеек для форматирования, которые могут располагаться на нескольких рабочих листах.

2. Откройте меню Формат и выберите опцию Автоформат. Появится соответствующее диалоговое окно .

3. В Списке форматов выберите нужный формат. В окне Образец отобразится пример листа в данном формате.

4. Чтобы изменить указанный формат, щелкните на кнопке Параметры» и внесите нужные изменения.

5. Щелкните на кнопке ОК. Ваш(и) рабочий(е) лист(ы) отформатируется(ются) в соответствии с указанным форматом.

Отмена функции Автоформат. Если вам не нравится, как отформатировался ваш рабочий лист, вы можете отменить форматирование, проведенное функцией Автоформат. Для этого сначала выделите необходимый лист. В меню Формат щелкните в строке Автоформат, а в Списке форматов выберите нет. Текущий формат листа будет удален.

Копирование формата с помощью функции Формат по образцу

В Excel предусмотрено два способа копирования формата.

- С использованием команд Копировать и Специальная вставка (меню Правка), указав необходимые параметры в диалоговом окне Специальная вставка.

- С использованием кнопки Формат по образцу, расположенной на стандартной панели инструментов.

Функция Формат по образцу дает возможность быстро скопировать в ячейку один из уже используемых форматов листа. Чтобы воспользоваться этим, проделайте следующие операции.

1. Выделите ячейки, формат которых нужно скопировать.

2. Щелкните на кнопке Формат по образцу. При этом указатель мыши примет вид кисточки со знаком плюс около нее.

3. Выделите ячейки, в которые нужно скопировать вышеуказанный формат.

4. После того как вы выделите последнюю ячейку и отпустите кнопку мыши, формат скопируется во все выделенные ячейки.

Быстрое форматирование. Чтобы скопировать формат сразу в несколько групп ячеек, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу. .Выделите первую группу ячеек, затем — вторую и т.д. После того как Вы выделите все необходимые группы, нажмите клавишу . Формат скопируется во все указанные выше ячейки. Курсор при этом примет свой нормальный вид.

Условное форматирование

Если необходимо выделить несколько определенных значений на рабочем листе (например, когда величины объема продажи меньшие, чем какое-либо определенное значение), воспользуйтесь командой Условное форматирование. Для этого выполните следующее.

1. Выделите ячейки для условного форматирования.

2. Откройте меню Формат и выберите опцию Условное форматирование. Появится соответствующее диалоговое окно.

3. Если в условии используется значение, которое занесено в одну из выделенных ячеек, то в списке Условие1 выберите значение. Если же в условии используется значение, занесенное в невыделенную ячейку, тогда в списке Условие 1 выберите формула.

4. Введите значение или формулу, которая будет использоваться в качестве условия. При введении формулы не забудьте поставить знак равенства перед ней.

Использование формулы. Формула, вводимая в п. 3, в качестве результата должна выдавать либо Правда, либо Ложь (используйте функцию ЕСЛИ).

Например, вам необходимо задать формат так, чтобы определенные ячейки выделялись, по-скольку значения объема продажи (занесенные в ячейки столбца А) меньше на 20% от запланирован-ного. Для этого воспользуйтесь формулой: =ЕСЛИ(А1<20%"$0$12,ПРАВДА,ЛОЖЬ) .

5. Щелкните на кнопке Формат и выберите формат, который должен иметь место, если условие выполняется. Затем щелкните на кнопке ОК. Откройте диалоговое окно Условное форматирование

6. (Не обязательно.) Если необходимо добавить еще одно условие, кроме уже введенного, то щелкните на кнопке А также» и повторите п.п. 3 и 4.

7. Щелкните на кнопке ОК.

Вы можете копировать условный формат из одной ячейки в другую, используя команду Формат по образцу. Для этого просто выделите ячейки, формат которых необходимо скопировать, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Затем выделите ячейки, в которые необходимо скопировать формат вышеуказанных ячеек.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Вы можете изменить размеры строки и столбца двумя способами: задать соответствующие параметры в диалоговом окне или просто перетащить их границы мышью.

Зачем нужно изменять? На первый взгляд кажется, что это ненужная процедура, поскольку высота строки изменяется автоматически при изменении размера шрифта вводимых в ячейки данных. Но если ширина столбца недостаточно велика, то данные могут просто не поместиться и в ячейке отобразится либо только поместившаяся их часть, .либо высветится строка ########.

Чтобы избегать подобных ситуаций, вы должны изменять ширину столбца в соответствии с данными, вводимыми в его ячейки.

Размеры столбцов и строк изменяются следующим образом:

1. Чтобы изменить размеры сразу нескольких строк или столбцов, выделите соответствующие заголовки мышью. Если необходимо изменить ширину одного столбца или высоту одной строки, то перейдите к п. 2.

2. Разместите указатель мыши на границе, разделяющей заголовки двух столбцов или строк, в зависимости от того, что необходимо изменять — ширину столбца или высоту строки.

3. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу в нужном направлении.

4. Отпустите кнопку мыши. Произведенные вами изменения зафиксируются на рабочем листе.

Функция Автоподбор ширины. Вы можете изменить ширину столбца С так, чтобы самая длинная строка данных помещалась в его ячейке полностью. Для этого установите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и дважды щелкните левой кнопкой. Функция Автоподбор ширины автоматически изменит ширину столбца до нужных размеров. Чтобы таким же образом изменить высоту строки (по максимальной высоте символов в ее ячейках), дважды щелкните на нижней границе ее заголовка. Чтобы подобным образом одновременно изменить размеры нескольких столбцов или строк, сначала выделите необходимые заголовки, а затем дважды щелкните на правой границе самого правого столбца или нижней границе самой нижней строки соответственно.

Точная установка размеров столбцов и строк с помощью меню Формат

Вышеописанный метод достаточно удобный для того, чтобы изменять размеры столбцов и строк. Однако он не позволяет точно задать ширину столбца и высоту строки. Чтобы добиться этого, используйте меню Формат. Выполните следующие действия.

1. Выделите столбцы, ширину которых необходимо изменить. Чтобы изменить ширину только одного столбца, щелкните на любой его ячейке.

2. Откройте меню Формат и выберите в нем команду Столбец. В подменю щелкните на опции Ширина. Появится диалоговое окно Ширина столбца.

3. Укажите необходимую величину. По умолчанию выставляется ширина столбца 8.43.

4. Щелкните на кнопке ОК или нажмите .

По умолчанию высота строки немного больше, чем высота большой буквы применяемого шрифта. Например, если вы используете шрифт размером в 10 пунктов, то высота строки будет составлять 12.75 пунктов. Меню Формат позволяет изменить и высоту строки. Для этого выполните следующее.

1. Выделите строки, высоту которых необходимо изменить. (Если нужно изменить высоту одной строки, просто щелкните на любой ее ячейке.) Откройте меню Формат и выберите команду Строка. В подменю щелкните на команде Высота. Появится диалоговое окно Высота строки.

2. Укажите необходимую величину

3. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу .